Die niederbayerische Stadt Abensberg mit ca. 14.000 Einwohnern setzt ein abgestimmtes Paket aus COMMUNALFM-Modulen in ihrer Verwaltung ein. 

Die niederbayerische Stadt Abensberg mit ca. 14.000 Einwohnern deckt mit den Modulen Verkehrssicherungspflichten, Störungsmanagement und Energiemanagement einen Großteil der besonders personal- und zeitintensiven Verwaltungsbereiche ab. Um die notwendige Datengrundlage für die Verwendung der Module zu schaffen findet im Vorfeld eine Grundbefahrung zur Erfassung sämtlicher kommunalen Liegenschaften statt.

Verkehrssicherungspflichten

Die Verkehrssicherungspflichten gehören zu den wichtigsten und gleichzeitig personalintensivsten Aufgaben jeder kommunalen Verwaltung. Schließlich können mangelnde oder fehlende Verkehrssicherungsmaßnahmen Auslöser für strafrechtliche Ermittlungen und Schadensersatzansprüche sein. Zumal die Beweislast für die Einhaltung der Verkehrssicherungspflichten bei der Kommune liegt. Selbst wenn alle Maßnahmen korrekt durchgeführt wurden, muss sie in der Lage sein, dies lückenlos zu dokumentieren. Eine nicht unerhebliche Herausforderung, da der Umfang an Einzelmaßnahmen enorm ist. Schließlich müssen nicht nur kommunale Gebäuden, sondern auch Spielplätze bis hin zu Straßen und einzelnen Bäumen erfasst und gesichert werden.

Aus Effizienzgründen führt hier kein Weg an einer digitalen CAFM-Lösung, wie dem Modul Verkehrssicherungspflichten, vorbei. Es ermöglicht neben der Maßnahmenplanung und -dokumentation auch die Delegation an entsprechend qualifizierte Mitarbeiter oder externe Unternehmen. Dank bereits vorgefertigter Leistungskataloge gelingt auch neuen Anwendern der schnelle Einstieg ins Thema. Diese Kataloge lassen sich aber auch jederzeit vom Anwender anpassen, um den örtlichen Gegebenheiten Rechnung zu tragen. Gleichzeitig sorgen integrierte Filter- und Suchoptionen, im Zusammenspiel mit automatisierten Erinnerungen und Benachrichtigungen, dafür, dass der Überblick auch bei einer Vielzahl an Einzelmaßnahmen jederzeit gewahrt bleibt.

Störungsmanagement

Die ideale Ergänzung zu den Verkehrssicherungspflichten ist das Modul Störungsmanagement. Denn wenn beispielsweise in der Stadthalle die Treppenhausbeleuchtung ausfällt, bedarf es einer schnellen Reaktion. Das Modul bietet daher ein Ticketsystem mit hinterlegten Workflows, um handlungsbedürftige Vorgänge im kommunalen Facility Management zu erfassen und zu bearbeiten. Wie auch das Modul Verkehrssicherungspflichten erlaubt es die freie Definition von Kategorien mitsamt der Zuordnung von entsprechend zuständigen Mitarbeitern und Benutzergruppen. Darüber hinaus priorisiert es eingehende Meldungen und speichert Statusänderungen.

Meldungen können mobil am Schadensort erfasst, fotografisch dokumentiert und automatisch an die für die Behebung zuständige Stelle weitergeleitet werden. Das Modul archiviert sämtliche Störungen, so dass die diesbezügliche Objekthistorie, z.B. in Gewährleistungsfällen, auch nachträglich einsehbar ist.

Energiemanagement

Ebenso wichtig wie eine zeitnahe Behebung von Störungen ist die energieeffiziente Nutzung der zunehmend knappen Ressourcen. In Kommunen mit ihrem üblicherweise „gewachsenen“ Gebäudebestand, der zusätzlich sehr unterschiedlich genutzt wird, ist dies oft schwierig. Denn ohne eine erweiterte Transparenz hinsichtlich des Verbrauchs von energetischen Ressourcen können keine Einsparpotentiale identifiziert werden. Das Modul Energiemanagement ist daher als zentrales Informations- und Entscheidungstool für energiebeauftragte Anwender konzipiert. Es integriert sich in die vorhandene Modullandschaft (z. B. LiegenschaftsmanagementRechnungsmanagement, …) und bietet so den nötigen Überblick, um diese Potenziale aufzudecken.

Gleichzeitig minimiert das Modul den Aufwand zum Erreichen belastbarer Ergebnisse durch den Rückgriff auf bereits vorhandene Daten. Auch die Grundlage jeglichen Energiemanagements, die Erfassung und Übertragung von Zählerständen und Verbräuchen deckt es ab. So können befugte Mitarbeiter von mobilen Geräten aus Verbräuche melden. Diese prüft das Modul auf ihre Plausibilität, um Fehleingaben zu vermeiden, und führt sie dann an zentraler Stelle zusammen. Die zeitintensive und fehleranfällige Zusendung und Pflege von Ablesewerten in unterschiedlichen Datenformaten entfällt. Auch für Energiemanager hält es eine Fülle an sinnvollen Arbeitserleichterungen (z. B. automatische Bereitstellung aktueller Klimafaktoren zur Witterungsbereinigung, Vergleichskennwerte, Plausibilitätsprüfung, Warnschwellendefinition, Erinnerungsfunktion, …), bereit, die es zum unabdingbaren Werkzeug bei der Erstellung von Energieberichten machen.

Communal-FM GmbH
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Als Komplettanbieter rund um IT-gestütztes Facility Management stellt die Firma Communal-FM GmbH die speziellen Anforderungen von kommunalen Verwaltungen in den Mittelpunkt.

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