Kommunale Verwaltungen sehen sich nicht nur mit den verbindlichen Aufbewahrungspflichten von Akten und Dokumenten konfrontiert, sondern stehen erfahrungsgemäß häufig vor dem Problem einer einheitlichen und übergreifenden Strukturierung und der entsprechenden Auffindung der archivierten Unterlagen.

Der Dauerwert, also die unbefristete Aufbewahrung von Dokumenten, darf insbesondere bei den lebenszyklusübergreifenden Gebäude- und Liegenschaftsinformationen nicht als notwendiges Übel betrachtet, sondern muss als nachhaltige interdisziplinare Grundlage für das infrastrukturelle und technische Facility Management verstanden werden.

Mitarbeiter aus dem Bauamt, der Liegenschaftsverwaltung oder auch der Finanzabteilung stehen täglich vor der Herausforderung, schnellstmöglich auf Baupläne, Grundstücksunterlagen oder vertragliche Dokumente zugreifen zu müssen. Oftmals verliert sich die physische Suche ergebnislos im Archivlabyrinth oder aber die digitale Datei liegt verborgen auf einem fremden Rechner.

Die webbasierte CAFM-Anwendung COMMUNALFM®, welche speziell auf sämtliche Belange des kommunalen Liegenschafts- und Gebäudemanagements zugeschnitten ist, bereitet dem frustrierenden Durchforsten und Durchkämmen mit dem Modul FM-Dokumentation ein Ende:

Das Modul ist logisch in die Gesamtanwendung eingebunden und folgt dem Prinzip der Vollständigkeit und der Verantwortlichkeit, d. h. sämtliche digitalen Unterlagen, welche in den einzelnen Lebenszyklusphasen der zu bewirtschaftenden Objekte erstellt oder fortgeschrieben werden, können in einer dedizierten Gliederungsstruktur abgelegt und mit einer feingranularen Zugriffsberechtigung versehen werden. Sämtliche Dateien werden hinsichtlich ihrer Dokumentenart, ihrer Objekt- und/oder Maßnahmenzugehörigkeit gekennzeichnet und stehen in ihrer Gesamtheit den verantwortlichen Mitarbeitern zentral in der jeweils aktuellsten Version zur Verfügung. Auf diese Weise kann dann auch jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit diejenigen Unterlagen einsehen, bearbeiten oder hinzufügen, welche ihn auch tatsächlich betreffen – ob am Arbeitsplatz oder mobil im Außendienst.

Das Modul FM-Dokumentation verwaltet in beliebigen Formaten Anlagenbeschreibungen, Bebauungspläne, CAD-Pläne, Ersatzteillisten, Fotos, Flucht- und Rettungspläne, Geschoss- und Raumbücher, Revisionsunterlagen, u.v.m.

Neben dem reinen praktischen Nutzen einer effizienten und umfassenden Dokumentenablage- und Suchfunktion spielt nicht zuletzt auch die Möglichkeit einer lückenlosen Dokumentation im Hinblick auf die gesetzlichen Anforderungen zur Betreiberverantwortung eine entscheidende Rolle. Somit ergänzt das Modul FM-Dokumentation den Anwendungsumfang von COMMUNALFM® um eine weitere wichtige Komponente.

Tipp: Sollten Ihre Bauakten und Planunterlagen lediglich in Papierform vorliegen, so kann sich die Firma Communal-FM GmbH um deren Digitalisierung und Implementierung in die Anwendung COMMUNALFM® kümmern.

Herzlichst,
André Wuckel

Geschäftsführer Communal-FM GmbH

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Als Komplettanbieter rund um IT-gestütztes Facility Management stellt die Firma Communal-FM GmbH die speziellen Anforderungen von kommunalen Verwaltungen in den Mittelpunkt.

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