Mit Günzburg setzt eine weitere Große Kreisstadt auf COMMUNALFM.

Mit Günzburg setzt eine weitere Große Kreisstadt auf COMMUNALFM. Neben den Basis-Modulen wie Liegenschaften, die das Grundgerüst für COMMUNALFM bilden, hat sich Günzburg auch für das Modul Vertragsmanagement entschieden.

Das Modul Liegenschaften ist das Herzstück von COMMUNALFM und enthält die grundlegende Wissensdatenbank für sämtliche Objekttypen und deren Attribute. Dank vorgefertigter Datenkataloge und seiner logischen Objektstrukturen unterstützt das Modul auch Normalanwender beim intuitiven Aufbau von Datenbeständen. Es ist in sämtliche nachgelagerten FM-Module eingebunden und ermöglicht eine realitätsnahe Abbildung des Gesamtbestands an Bauwerken und Anlagen einer Kommune. Hierzu gehören beispielsweise Schulen, Schwimmbäder, Verwaltungsgebäude oder auch Kläranlagen.

In einer Großen Kreisstadt gilt es aber nicht nur Liegenschaften effizient zu erfassen. Auch eine erhebliche Zahl an Verträgen und Vertragsarten wie WartungsverträgeReinigungsverträgeMietverträge, Versicherungsverträge muss zentral verwaltet werden. Eine nicht zu unterschätzende organisatorische Herausforderung, die zudem personelle Ressourcen bindet. Hier unterstützt das Modul Vertragsmanagement, das an zentraler Stelle sämtliche Verträge mit den zugehörigen Attributen vorhält. Dazu gehören beispielweise Daten zu Vertragspartnern, Vertragstypen, Kosten, Zahlungsperioden, Fristen, Laufzeiten, automatischen Verlängerungen und weitere Attribute. Auch die zu einzelnen Verträgen zugehörigen Dokumente sind, nach Übertragung in COMMUNALFM, entsprechend verknüpft und somit schnell auffindbar.
Das Modul bietet aber nicht nur eine verbesserte Übersicht über die bestehenden Vertragsbeziehungen und Konditionen. Es erlaubt zusätzlich auch zielgerichtete Auswertungen. So können Mitarbeiter beispielsweise nach Vertragsarten wie laufenden Wartungsverträge suchen oder mit wenigen Schritten die anfallenden Kosten aus sämtlichen Versicherungsverträgen kumulieren.

Aktiv genutzt kann das Modul so überflüssigen oder gar in Vergessenheit geratenen Verträgen vorbeugen und verhindert zusätzlich mit seiner internen Erinnerungsfunktion das Überschreiten oder Verpassen von Fristen. Damit bietet es, neben Effizienzsteigerungen beim Personaleinsatz, ein zusätzliches monetäres Einsparpotential, das durchaus budgetrelevante Größen erreichen kann.

Die Große Kreisstadt Günzburg mit fast 21.000 Einwohnern liegt im Regierungsbezirk Schwaben an der Grenze zu Baden-Württemberg.

Communal-FM GmbH
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Als Komplettanbieter rund um IT-gestütztes Facility Management stellt die Firma Communal-FM GmbH die speziellen Anforderungen von kommunalen Verwaltungen in den Mittelpunkt.

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