Riedstadt vertraut auf COMMUNALFM
Riedstadt aus dem südhessischen Kreis Groß-Gerau ist neuestes Mitglied im COMMUNALFM-Kundenkreis. Die Stadt mit knapp 24.000 Einwohnern hat sich für die Module Verkehrssicherungspflichten, Belegungsplanung und Vertragsmanagement entschieden. Mit diesen drei COMMUNALFM-Modulen deckt Riedstadt mit einer einzigen Lösung eine weite Bandbreite an wichtigen Verwaltungsaufgaben ab.
Die Verkehrssicherungspflichten gehören zu den eher undankbaren aber dennoch zentralen Aufgaben einer Kommune. Die Einwohnerschaft nimmt sie in der Öffentlichkeit kaum wahr, aber dennoch binden sie in erheblichem Maße interne Ressourcen. Nicht zuletzt, da die schiere Anzahl an Einzelmaßnahmen (von Gebäuden über Spielplätze bis hin zu Straßen und Bäumen) schnell unüberschaubar wird. Hauptaufgabe des Moduls Verkehrssicherungspflichten ist es daher, die zahlreichen im kommunalen Bereich anfallenden Einzelmaßnahmen zur Gefahrenabwehr gebündelt und gleichzeitig übersichtlich darzustellen. Darauf aufbauend ermöglicht es die Planung konkreter Maßnahmen, ihre Dokumentation sowie die Delegation der zugehörigen Aufgaben an entsprechend qualifizierte Mitarbeiter oder externe Unternehmen. Fallspezifische Arbeitsanweisungen stellen sicher, dass die Aufgaben korrekt und überprüfbar umgesetzt werden.
Das Modul Vertragsmanagement wiederum stellt die Verträge einer Kommune mit den entsprechend zugehörigen Attributen übersichtlich bereit. Neben der schnellen und übersichtlichen Verfügbarkeit relevanter Informationen in einem arbeitsplatzunabhängigen System ermöglicht es auch die gezielte Auswertung von Vertragsunterlagen. Das wäre beispielsweise die Auflistung laufender Wartungsverträge mit den zugehörigen wiederkehrenden Kosten. So hilft es überflüssige oder gar in Vergessenheit geratene Verträge schnell zu identifizieren. Auch verhindert es mit seiner anwendungsinternen Erinnerungsfunktion das Überschreiten oder Verpassen von Fristen. Das Modul ist somit mehr als eine Hilfe zur effizienteren Verwaltung des Ist-Zustandes. Es eröffnet vielmehr finanzielle Einsparmöglichkeiten, die sich über eine Kommune hinweg sehr schnell zu budgetrelevanten Summen addieren können.
Einem gänzlich anderen Bereich widmet sich das COMMUNALFM-Modul Belegungsplanung. Es führt workflowbasiert durch die organisatorischen Prozesse rund um die belegbaren Einheiten einer Kommune. Das können beispielsweise Sitzungssäle, Veranstaltungsgebäude oder Sporthallen sein. Die Möglichkeiten des Moduls reichen von der Bearbeitung externer oder interner Anfragen über Serienbuchungen bis hin zu zeitgleichen Belegungen in Mehrfachhallen. Ebenfalls ist die Erstellung von Nutzungsverträgen und Abrechnungen möglich. Mit seiner fein abgestimmten Berechtigungsverteilung, übersichtlichen Gestaltung und internen Kollisionsüberwachung vermeidet das Modul nicht nur frustrierende Doppelbuchungen, sondern führt durch seine intuitive Bedienung zusätzlich zu einer erheblichen Aufwandsersparnis.
