Auftragsmanagement

Mit dem FM-Modul „Auftragsmanagement“ lassen sich sämtliche Aufträge verwalten, ob aus neuen Maßnahmen, aus geplanter Instandhaltung, oder auf Grundlage von eingehenden Störmeldungen.

Sowohl organisationsinterne als auch externe Aufträge können entweder neu angelegt oder aus Vorlagen mit entsprechend vorbelegten Positionen übernommen werden. Angebote können über das Modul angefragt, eingeholt, mit einander verglichen und Aufträge entsprechend erteilt werden. Durch die Einbindung in die vorhandene Modullandschaft werden Bezüge zu Objekten, Verträgen, Rechnungen, Budgets, Störmeldungen oder Instandhaltungsleistungen hergestellt, so dass der Bearbeitungsprozess über sämtliche Phasen hinaus nachvollziehbar und transparent dokumentiert bleibt. So können z.B. direkt aus einer eingehenden Störungsmeldung heraus interne oder externe Aufträge zur Abhandlung der entsprechenden Maßnahme vergeben/zugeordnet werden. Sämtlichen Aufträgen können zudem beliebig viele Einzelpositionen, sowie Verträge und Rechnungen zugewiesen werden.

Das Modul „Auftragsmanagement“ besitzt eine direkte Schnittstelle zu den Modulen „Rechnungsmanagement“ und „Budgetmanagement“, so dass Aufträge bereits vor Rechnungsstellung als Obligo auf das entsprechende Budget gebucht werden können, um die Kostenkontrolle realitätsnah abzubilden. Auf Knopfdruck können anpassbare Formulare und vordefinierte Emails zur Angebotsaufforderung für potentielle Auftragnehmer erstellt werden. Auftragsfilter informieren übersichtlich über die entsprechenden Bearbeitungsstufen (Freigabe, Beauftragung, Stornierung, …), welche durch die Rollen- und Berechtigungsverteilung benutzerbezogen weitergeleitet werden können.

Das Modul „Auftragsmanagement“ bildet das Herzstück des operativen computergestützten Facility Managements und somit den zentralen Workflow sämtlicher FM-bezogener Prozesse.

Das Modul Auftragsmanagement bietet die folgenden Funktionen: 

  • Interne und externe Auftragsverwaltung
  • Rollen- und modulinterne Berechtigungsverteilung zum Auftrags-Workflow
  • Auftragsattribute (Auftragsdaten, Positionen, Objekte, Verträge, Vorgänge)
  • Auftrags-Historie
  • Auftragserteilung direkt über das System, per Email oder per Fax/Post (PDF-Druck)
  • Definition von benutzerbezogenen Freigabegrenzen zur Auftragsvergabe
  • Zuweisung von Rechnungen
  • Abgleich mit der Budgetplanung
  • Durchgängiger Workflow inkl. Übergabe an nachgelagerte Stellen

Standardauswertungen: 

  • Auftragsliste
  • Generierung von Vorgangs-Formularen (Angebotsanfrage und -erfassung, Beauftragung, Rechnungen, Nachträge, …)
  • Grafische und alphanumerische Statistiken (Auftragssummen pro Objekt und Zeitraum, nach Debitor/Kreditor, …)
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