Raumreservierung / Belegungsplanung

Ob Sitzungssäle, Veranstaltungsgebäude oder Sporthallen: Kommunale Verwaltungen verfügen in der Regel über eine Vielzahl an Ressourcen, welche hinsichtlich ihrer Belegung und Ausstattung verwaltet werden müssen.

Von Reservierungsanfragen über Dauerbelegungen bis hin zu Bestuhlungsplänen und Abrechnungen: das FM-Modul „Raumreservierung/Belegungsplanung“ kümmert sich um die organisatorischen Prozesse rund um die belegbaren Flächen. Damit gehören Doppelbuchungen ebenso wie das mühsame manuelle Erstellen von Belegungsplänen der Vergangenheit an.

Durch die fein abgestimmte Berechtigungsvergabe, die vollständige Integration in die restliche Modullandschaft und die übersichtliche Gestaltung der Ressourcenbelegungen führt das Modul „Raumreservierung/Belegungsplanung“ nicht nur zu einer erheblichen Zeitersparnis, sondern meistert ebenfalls verwaltungstypische Herausforderungen, wie etwa die zeitgleiche Belegung von Mehrfachhallen oder die Suche nach freien Ressourcen anhand diverser Kriterien.

Das Modul Raumreservierung/Belegungsplanung bietet die folgenden Funktionen:

  • Belegungsassistent mit verschiedenen Kriterien (z. B. Datumsbereich, Teilnehmerzahl)
  • Interaktive Belegungspläne
  • Serien-/Dauerbelegungen (z. B. Vereine, Schulsport)
  • Berücksichtigung von zeitgleichen Belegungen bei Mehrfachhallen
  • Bildung von Nutzungsgruppen (z. B. kulturelle Veranstaltungen)
  • Belegungskonditionen (Kosten, Verfügbarkeit, Bestuhlungsvarianten, Ferienzeiten)
  • Flexible Berechtigungsvergabe
  • Kollisionsüberwachung
  • Automatische Benachrichtigung bei Statuswechsel von Belegungen
  • Erinnerungsfunktion an bevorstehende Reservierungen
  • Such-, Filter- und Sortierfunktionen
  • Ausstattungs- und Cateringpools
  • Rechnungs- und Belegerstellung
  • Optionale Reservierung von Ressourcen über öffentliche Homepage

Standardauswertungen:

  • Belegungspläne (Tages-, Wochen- und Monatsansichten)
  • Auslastungsdiagramme
  • Zeitliche Belegungsübersicht von unterschiedlichen Nutzungsgruppen
  • Belege, Abrechnungen
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