CAFM-Software: Kaufen war gestern
Wenn die Technik von heute durch die laufende Entwicklung nach kurzer Zeit bereits von gestern ist, sollte die Finanzierung möglichst von morgen sein.
In der Regel lassen sich Äpfel nicht mit Birnen vergleichen. Da allerdings spätestens bei der Beschaffung einer Software (z. B. für den Bereich Gebäude- und Liegenschaftsmanagement) die Frage aufkommt, welches Finanzierungsmodell langfristig die bessere Alternative für eine Kommune darstellt, muss dennoch ein Vergleich zwischen Kauf und Miete aufgestellt werden. Um eine Vergleichbarkeit überhaupt erst zu ermöglichen und klare Fakten zu schaffen, müssen insbesondere die drei Hauptfaktoren Zeit, Anzahl Nutzer/Lizenzen und (Folge)-Kosten berücksichtigt werden. Da es sich für die Entscheidungsträger bei diesen Faktoren oftmals um Unbekannte handelt, soll die folgende Betrachtung für Aufklärung sorgen.
Der Faktor Zeit
Kaufsoftware wird erworben und kann unbefristet genutzt werden. Allerdings ist mit dem Kauf lediglich das Recht auf die Nutzung der dann aktuell verfügbaren Version beschränkt. Um einen reibungslosen Betrieb der Software auch in zukünftigen Versionen zu gewährleisten, stellen die Hersteller von Kaufsoftware in mehr oder weniger regelmäßigen Abständen Updates/Upgrades zur Verfügung, welche mittels Service- und Wartungskosten auf den Kunden umgelegt werden (im Mittel jährlich ca. 10-20% des Kaufpreises pro Lizenz/-paket). Zu den einmaligen Kosten gesellen sich somit auch laufende Kosten. Da darüber hinaus auch Datenbanken und deren Server produktiven Lebenszyklen unterworfen sind, fallen oftmals bereits innerhalb der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer (3 bis 5 Jahre) entsprechende Zusatzinvestitionen an.
Beim Mietmodell einer SaaS (Software-as-a-Service) -Lösung wie COMMUNALFM® hingegen bleiben die Kosten über den zeitlichen Verlauf konstant, da separate Wartungs- oder Upgradekosten entfallen. Die Vertragslaufzeit kann zudem flexibel an den jeweiligen Bedarf angepasst werden.
Der Faktor Nutzer/Lizenzen
Der Erwerb von Lizenzen/Lizenzpaketen ist immer auf eine gewisse Anzahl an Nutzern beschränkt, d. h. mit steigender Nutzerzahl steigen auch die Gesamtkosten von Kauflösungen. Da der Umfang des Anwenderkreises im Laufe der Zeit variieren kann und dies zu Projektbeginn nicht immer prognostiziert werden kann, wird in der Praxis nur selten ein bedarfsgerechtes Lizenzpaket gewählt. Überlizenzierte Software kann nicht zurückgegeben werden und jede Aufstockung an Lizenzen ist mit zusätzlichen Kosten (Kaufpreis, Service und Wartung) verbunden.
Die Kosten beim Mietmodell von COMMUNALFM® hingegen sind unabhängig von der Anzahl an Nutzern. So stellt sich nicht die Frage, wer mit der Anwendung arbeiten darf, sondern wer mit der Anwendung arbeiten möchte.
Der Faktor Kosten
Die Kosten einer Kauflösung beschränken sich nicht allein auf den reinen Kaufpreis, sondern beinhalten einen erheblichen Umfang an Zusatz- und Folgekosten. Während auf die Service- und Wartungskosten bereits eingegangen wurde, gesellen sich zu diesen ebenfalls die Kosten für notwendige Sicherungen (Backups auf entsprechend vorzuhaltenden Servern, ebenfalls mit jeweiliger Wartung), Personalkosten für deren Betreuung und ggfs. Zusatzinvestitionen in kompatible Hardware und Komponenten.
In der monatlichen Pauschale von COMMUNALFM® hingegen sind sämtliche Begleitkosten bereits enthalten, so dass der Betrieb über die gesamte Laufzeit sichergestellt ist.
Fazit
Es wird also sehr schnell deutlich, dass die augenscheinliche Rentabilität von Kauflösungen vor allem unter Berücksichtigung der Nutzerzahl in keinem Verhältnis mehr zu derer einer Mietlösung steht. Vor dem Hintergrund, dass CAFM-Systeme ihre Stärken insbesondere durch die Zusammenwirkung einer möglichst großen Anzahl an Nutzern ausspielen und von Synergieeffekten aus einem fachbereichsübergreifenden Ansatz profitieren, fällt das Fazit eindeutig zugunsten von Mietlösungen, wie sie COMMUNALFM® darstellt, aus.
Fordern Sie noch heute Ihr Informationsmaterial an und lassen Sie sich neben den monetären Vorteilen von COMMUNALFM® auch vom Nutzen aus dem enthaltenen Modulumfang für das Liegenschafts- und Gebäudemanagement Ihrer Verwaltung überzeugen.
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Communal-FM GmbH
